取引の見える化で、リスクを防ぎ、信頼を守る。

外注先や取引業者との契約管理は、日常業務の中で後回しにされがちな分野です。「誰とどんな契約を結んでいるのかが分からない」「契約更新日を過ぎていた」「担当者が変わり情報が引き継がれていない」といった課題は、企業の信頼性やコスト構造に直結します。

ProdX Crowdでは、外注・取引先の情報整理から契約更新スケジュール管理までを一括で支援します。取引関係を可視化し、リスクのない安定的な取引体制を構築します。

 

ProdX Crowdの特徴

① 契約・取引情報を一元管理

契約書、取引基本契約、業務委託書、覚書など、外注・仕入れに関する書類を整理・登録します。契約金額・期間・自動更新の有無・担当者などを一覧化し、誰でも把握できる管理台帳を整備します。

 

② 契約更新・期限の自動リマインド

契約満了日や更新期限をシステム上で管理し、事前にアラートを発信。更新手続きや見直しが必要な契約を自動で通知することで、更新漏れ・失効リスクを防ぎます。

 

③ コスト最適化・取引状況の分析

契約内容や発注実績を定期的に見直し、コストの見直しや取引先の選定改善を提案します。過去の契約履歴や支払データを分析し、費用対効果の高い取引体制を構築します。

 

内容（支援範囲）

契約書・取引台帳の整備

既存の契約書・覚書・発注書などを収集し、契約期間・金額・担当部署・自動更新の有無を整理します。契約ごとのステータス（有効・更新待ち・終了）を明確にして管理します。

 

契約更新スケジュール管理

満了日・更新日を一覧表で管理し、30日前・60日前など任意のタイミングで通知を設定します。更新可否の判断や契約条件の見直しを、経営層・担当者間でスムーズに共有できます。

 

外注・仕入先リストの整備

取引先の基本情報（社名・担当者・連絡先・取引内容）を整理し、部署や業務ごとに紐づけます。発注履歴や支払金額を登録し、取引頻度・金額別の把握を可能にします。

 

取引評価・見直し提案

過去の実績や納期遵守率、品質、コストなどをもとに、取引先の評価指標を作成します。取引内容の重複や過剰委託を可視化し、改善提案を行います。

 

書類保管・アクセス管理

契約書のPDFデータを整理し、必要な担当者がすぐに閲覧できる体制を構築します。ファイル名・保存先を統一して管理ミスを防ぎます。

 

進め方

① 初回ヒアリングと現状把握

どの業務で外注・取引業者が関わっているかを整理し、契約書・取引記録の所在を確認します。契約形態や更新サイクルを明確にし、管理対象を定義します。

 

② 契約情報の整理と台帳作成

契約書を精査し、必要項目（契約名・金額・期間・担当者など）をまとめた台帳を作成します。管理形式（Excel・クラウド）を選定し、貴社の運用体制に合わせて整備します。

 

③ 更新スケジュール設定と通知設計

各契約の更新時期を登録し、事前通知のタイミング・通知先を設定します。契約見直しが必要なタイミングでリマインドが届く体制を構築します。

 

④ 定期モニタリングと改善提案

毎月または四半期ごとに契約一覧を確認し、更新漏れや重複契約がないかを点検します。コスト削減や契約統合の提案を行い、取引体制の最適化を図ります。

 

よくあるご質問

Q1. 契約書のスキャン・データ整理も依頼できますか？

はい。紙契約書を電子化し、フォルダ分け・ファイル名統一などの整理も代行します。

 

Q2. 契約書の内容確認や法的チェックもお願いできますか？

契約書の整理・概要抽出は対応可能ですが、法的リスク判定や修正案提示などのリーガルチェックは専門家紹介となります。

 

Q3. 契約更新の通知はどのように行われますか？

登録された更新日をもとに、事前にメールや共有ツール上で通知を行います。設定タイミングは柔軟に指定できます。