内定後の対応こそ、採用成功の分かれ道。候補者との信頼関係を最後まで丁寧にサポート。

採用活動のゴールは「内定通知」ではなく、「入社・定着」にあります。しかし、多くの企業で内定連絡後のフォローが後回しになり、内定辞退や入社前離脱が発生しています。ProdX Crowdでは、内定通知から採用意思の確認、辞退フォローまでを一貫して代行し、候補者とのコミュニケーションを切らさず、スムーズな入社を実現します。

 

ProdX Crowdの特徴

① 企業の印象を高める丁寧な内定連絡対応

内定連絡は、候補者にとって企業の“最終的な印象”を決める重要な場面です。ProdX Crowdでは、企業ブランドや採用トーンに合わせた内定通知文面を作成し、候補者の受け止め方を考慮したコミュニケーションを実施。メール・電話・オンラインいずれの形式にも対応し、入社意欲を高める前向きなメッセージで伝達します。

 

② 採用意思確認・入社意思フォロー

内定通知後、候補者からの返信や意思確認が遅れるケースも少なくありません。ProdX Crowdでは、フォロー日程を事前に設定し、内定受諾の意思確認を迅速に実施。複数社から内定を受けている候補者に対しても、「なぜ当社を選んでほしいのか」を明確に伝えるフォローメッセージを用意し、辞退防止を図ります。

 

③ 辞退発生時の理由把握・改善提案

辞退が発生した場合も、単なる「辞退の受付」で終わらせません。辞退理由のヒアリングを丁寧に行い、候補者が感じた課題や印象を記録・共有します。これにより、採用活動全体の改善点（選考スピード・条件提示・面接印象など）を把握し、次回以降の採用効率化につなげることができます。

 

④ 採用決定者への入社準備案内

内定承諾後は、入社日・必要書類・持ち物などの案内も代行可能です。誤送信や伝達漏れを防ぎながら、候補者が安心して初日を迎えられるようなスムーズな連絡体制を構築します。また、入社前の不安解消を目的とした「事前ヒアリングメール」や「歓迎メッセージ」なども企業方針に合わせて代行可能です。

 

⑤ 採用担当者への進捗共有とレポート報告

候補者とのやり取り内容・返答状況・辞退理由などを一覧化した進捗レポートを定期的に共有します。採用担当者は常に最新情報を把握でき、他候補者との調整や次の募集活動にもすぐ反映できます。

 

内容（支援範囲）

① 内定通知文面・連絡の代行

企業の採用トーン・職種に合わせて、内定通知のメール文面を作成・送信。連絡手段（メール・電話・オンライン）を問わず、候補者に丁寧に伝達します。

 

② 採用意思確認・受諾フォロー

内定後の返信確認、入社意思の有無のヒアリング、日程確認などを代行。返信が遅れている候補者にも、自然な形でリマインドを行います。

 

③ 辞退理由のヒアリングと報告

辞退の連絡を受けた際は、理由を丁寧に聞き取り、匿名性を保った上でレポート化します。採用プロセスの改善に役立つよう、具体的な改善提案も合わせて共有します。

 

④ 採用決定者への入社案内・準備支援

入社手続きや初日案内メールの送信、必要書類の提出確認などを代行。候補者が安心して入社できるよう、入社前フォローも行います。

 

⑤ 採用進捗レポートの作成・共有

内定通知件数、承諾率、辞退率、入社予定者数などを可視化し、採用活動全体の状況を整理したレポートを提出します。

 

進め方

① 初回打ち合わせ

採用職種・トーン・通知方法（メール／電話）を確認し、文面テンプレートを作成します。

 

② 内定通知・フォロー開始

候補者情報共有後、内定連絡・採用意思確認・辞退フォローなどの対応を開始します。

 

③ 定期進捗共有

進捗・連絡履歴・候補者の反応状況を定期的に共有します。

 

よくあるご質問

Q1. 内定通知の最終決定は誰が行いますか？

採用判断・内定決定は企業側で行っていただきます。弊社は通知とフォローの実務部分を代行します。

 

Q2. 電話での連絡にも対応できますか？

はい。電話対応も可能です。事前に話し方・トーンの確認を行い、企業の雰囲気に合わせた対応を行います。

 

Q3. 入社書類の受け取りや管理も依頼できますか？

書類受け取りや管理は企業側で行っていただきますが、提出状況の確認やリマインド連絡は代行可能です。