見積・請求・発注システムの自動化

見積書、請求書、発注書の作成・送付・管理は、多くの企業で最も時間を奪う事務業務の一つです。Excelでフォーマットをコピーし、宛名や金額を転記してPDF化、メールに添付して送付──こうした手順が日々繰り返されることで、入力ミス・重複送信・未送信・期日漏れなどのリスクが生じます。

ProdX Crowdでは、見積から請求・発注までを一元管理できる自動化システムの構築を支援し、人的作業を最小化しながら、正確性・スピード・可視性のすべてを向上させます。「見積を作成した瞬間に、請求書や発注書が自動生成される」仕組みを整えることで、バックオフィス全体の生産性を劇的に高めます。

 

ProdX Crowdの特徴

① 見積・請求・発注を一体管理するワークフロー設計

従来のようにそれぞれの書類を別々に作成・管理するのではなく、1つの取引データを軸に、見積 → 受注 → 請求 → 発注 → 入金確認までを連動させて管理します。これにより、単価・数量・金額の整合性ミスをゼロ化し、どの段階でも即座に履歴を追跡可能。

さらに、ステータス管理を導入し、「見積送付済」「受注確定」「請求発行済」「入金待ち」「完了」を一目で確認できます。メールやExcelのやり取りを探す手間がなくなり、取引状況を誰でも把握できます。

 

② 自動作成・自動送付で事務作業を最小化

取引情報を1度入力するだけで、見積書・請求書・発注書を自動生成。宛先や金額を転記する必要がなくなり、人的ミスを根本から防止します。

さらに、請求タイミングを登録しておけば、スケジュールに沿って自動で請求書を発行・送付（PDFメール送信）することも可能。発行・送付履歴はすべてシステム内で保存され、いつ・誰が・どの相手に送付したかを追跡できます。

 

③ 承認フロー・差戻し機能で社内統制を強化

取引金額や取引先ごとに承認ルートを設定し、見積・請求・発注の各段階で上長・経理・管理部門の承認を自動フロー化。承認漏れや不正発行を防ぎ、内部統制を強化します。

また、承認者は内容を確認してコメント・差戻しができ、修正後に再承認が自動で依頼されます。複雑なメールのやり取りや確認待ちをなくし、決裁スピードを短縮します。

 

④ 入金・支払状況の自動突合とアラート通知

請求済み取引に対して、入金が確認されない場合は自動で未入金アラートを通知。取引先別の入金状況をダッシュボードで一覧でき、資金繰りの見通しを即座に把握できます。

また、支払処理についても同様に、発注データと支払予定日を紐付けることで、「今月の支払予定総額」「請求書受領待ちの取引先」を可視化し、キャッシュフロー管理を支援します。

 

⑤ 経営・営業・経理が連携できる統合データベース

営業が作成した見積から経理が請求書を発行し、発注部門が納品や仕入を確認するまでの全データを統合。部署ごとのデータ共有をスムーズにし、経営判断のスピードを高めます。

経理部門では、請求データをもとに月次売上集計・取引先別売上レポートを即時作成可能。営業部門では、見積成約率・平均単価・粗利率分析などを自動算出できるようになります。

 

内容（支援範囲）

① 現状業務の棚卸し・課題抽出

現在の見積・請求・発注フローを可視化し、手作業・重複・承認遅延・入力ミスなどの発生ポイントを特定します。

 

② システム要件定義・設計

自社の取引構造（BtoB・BtoC・受発注両方）に合わせ、必要な機能・承認ルート・出力帳票形式を設計します。

 

③ テンプレート設計・自動生成設定

自社のフォーマット（ロゴ・社印・レイアウト）をもとに、見積書・請求書・発注書テンプレートを設計。1回の登録で複数帳票を自動生成できるよう設定します。

 

④ 承認・送付ワークフロー構築

承認ルート・差戻し条件・自動送付スケジュールを設定し、取引ステータスをリアルタイムで管理できる仕組みを整備します。

 

⑤ データ移行・社員トレーニング

既存のExcel・請求管理台帳からデータを移行し、利用者向けに操作研修を実施。実運用に合わせたチューニング支援を行います。

 

⑥ 運用開始・分析レポート化

導入後は発行・入金データをもとに、月次売上・未入金一覧・取引先別分析などを自動レポート化します。

 

進め方

現状分析・ヒアリング

請求・発注・承認ルートを可視化し、課題と自動化の優先順位を整理。

 

システム選定・要件定義

運用規模・社内体制に合わせた最適ツールを選定し、要件を具体化。

 

設定・テンプレート作成

帳票テンプレートや承認ルート、送付フローを構築。

 

テスト・導入支援

実データを用いた試験運用を行い、調整を経て本番導入。

 

運用定着・改善サポート

導入後の定期点検・運用レポート分析・改善提案を継続します。

 

よくあるご質問

Q1. 見積書・請求書のフォーマットは自由に設定できますか？

はい。御社の既存フォーマット（ロゴ・社印・備考欄など）をそのまま反映できます。自社ブランドを維持したまま、自動発行・自動送付を実現します。

 

Q2. 取引先ごとに請求書の送付タイミングを変えたいのですが可能ですか？

はい。取引先単位で締め日・発行日・送付方法（PDFメール／ダウンロードリンク）を設定できます。

 

Q3. 複数部署で同時に利用することは可能ですか？

はい。権限管理を設けることで、部署単位・担当者単位のアクセス制限を設定できます。営業・経理・管理部門が同じデータを参照しながらも、操作範囲を明確に分けた安全な運用が可能です。