情報の分散・属人化・共有不足を解消し、社内の知識と判断を「一元化」する。

メール・チャット・紙資料・Excelファイルなど、情報が部門ごとに分断されていると、「探すのに時間がかかる」「古い情報を参照してしまう」「誰が最新を持っているかわからない」といった混乱が起こります。その結果、意思決定の遅延・誤認・ミスコミュニケーションが発生し、企業全体のスピードと信頼性を低下させてしまいます。

ProdX Crowdでは、社内の情報・ノウハウ・申請フローを一元管理できる社内ポータルシステムを構築します。「必要な情報がいつでもすぐに見つかる」「誰が見ても同じ情報を参照できる」「社内の意思疎通が止まらない」状態を実現。組織の規模や業種を問わず、“使われること”を前提に設計された実務ベースの情報共有基盤を提供します。

 

ProdX Crowdの特徴

① 現場ファーストで設計する“使われるポータル”

一般的な社内ポータルは、「見た目が整っているのに誰も開かない」ものになりがちです。ProdX Crowdは、まず現場へのヒアリングを徹底し、実際に使う社員が1日何回アクセスするか・どの情報を最優先で見るかを分析。その上で、“朝一番に開くページ”として最も自然に機能する導線を設計します。

たとえば、トップページには「当日のスケジュール」「承認待ち案件」「部門別のお知らせ」「社内イベント」「業務マニュアルの更新」など、

社員が毎日確認したい情報を自動で集約。“3クリック以内で必要情報に辿り着ける”という設計原則により、誰でも迷わず使えるポータルを構築します。

 

② 情報の鮮度・正確性・権限を一元管理

情報が古いまま残っている、誰でも上書きできる、承認フローがない――。そんな状態では、信頼できる情報基盤は維持できません。ProdX Crowdでは、情報の寿命・権限・承認ルール・更新履歴をシステムで自動管理します。

たとえば、文書ごとに「公開期限・改訂日・承認者・更新担当・閲覧権限・版番号・改訂履歴」を付与。一定期間が経過した文書は自動で更新アラートを出し、未対応の場合は管理者に通知されます。また、承認済み以外の資料は検索結果に表示されないようにすることで、誤情報の利用を未然に防止します。

 

③ 高精度な社内検索と“欲しい情報に辿り着ける”タグ設計

多くの企業で問題となるのが、「情報はあるのに探せない」という課題です。ProdX Crowdでは、ファイル名・本文・作成者・タグ・更新日などを横断的に検索できる全文検索エンジンを搭載。さらに、同義語・略語・部門固有用語などを登録したタグ辞書・別名辞書を用いて検索精度を最適化します。

たとえば「稟議書」と入力しても「決裁書」「申請書」などが自動で候補表示され、検索結果は「関連度＋更新日＋閲覧頻度」で並び替え。“検索1回で正解にたどり着く”設計思想により、情報探索時間を圧倒的に削減します。

 

④ ナレッジの共有を“文化化”する仕組み

社内の知見や経験が属人化すると、同じミスが繰り返され、成長の機会を逃します。ProdX Crowdでは、ナレッジ共有を自然に続けられる仕組みを整備します。

テンプレート付きの投稿フォームを用意し、「成功事例」「営業トーク」「問い合わせ対応」「トラブル対処」「開発ノウハウ」などを簡単に登録可能。投稿されたナレッジは閲覧数・いいね・引用数によって可視化され、“共有が評価される文化”を醸成します。また、FAQ形式での集約や、AI検索による“質問応答”形式の参照など、利用のハードルを下げる仕組みも標準実装しています。

 

⑤ 統制とスピードを両立した情報運用

ガバナンスを強化する一方で、現場のスピードを損なわない設計も重要です。ProdX Crowdでは、就業規則・社内方針・安全マニュアルなどの重要文書を常に最新状態で保持し、改定時には自動通知＋既読管理＋理解度チェックを実施。管理部門が「読まれたかどうか」「理解されたか」を一目で確認できる仕組みを導入します。

こうしたガバナンスとスピードの両立により、“統制が効いたまま動ける組織”をつくることが可能になります。

 

内容（支援範囲）

① 情報構造（アーキテクチャ）設計

現状の情報構成・命名規則・格納先をすべて棚卸しし、「どの情報が、どの部門の、誰に必要なのか」をマッピングします。その上で、トップポータル・部門別ページ・プロジェクト単位ページ・個人ダッシュボードといった階層構造を再設計し、“最短で目的情報にたどり着ける導線”を作ります。

 

② 検索・タグ・メタデータ設計

文書種別ごとに、タグ・作成者・承認日・更新期限・キーワードなどのメタデータを定義。「誰が・いつ・何を」作成したかが自動で追跡可能になるため、属人的な管理を排除し、検索結果の精度と信頼性を高めます。

 

③ 文書管理・承認・改訂フロー

文書のライフサイクルを「作成→承認→公開→改訂→廃止」で統一し、ステータスに応じた自動通知・アーカイブ・承認履歴管理を実装。紙運用やメール承認を廃止し、“どの文書が最新なのか一目で分かる”体制を構築します。

 

④ ナレッジベース（FAQ・事例・ハウツー）構築

社員が自発的にナレッジを投稿・共有できる環境を提供します。投稿にはテンプレートを用意し、「背景→対応→成果→再現手順」の形式で蓄積。FAQはタグやキーワードで自動分類され、同じ質問の重複投稿を削減します。アクセス数・閲覧率・解決率などを定期的に集計し、改善すべき分野を可視化します。

 

⑤ ワークフロー・申請決裁の統合

稟議書、購買申請、経費精算、アカウント申請などをポータル上で一元管理。申請書の入力・承認・差戻し・再提出をすべてデジタルで完結させ、進捗状況もリアルタイムで可視化します。差戻し時には“修正ポイントが自動でハイライト表示”されるなど、担当者の負担を最小限に抑えます。

 

⑥ プロジェクト情報共有・タスク管理

部門横断プロジェクトの進捗・会議記録・成果物を一か所で管理。スケジュールや議事録は自動で関連タスクに紐づけられ、過去の議論・成果・資料を一瞬で参照可能。コミュニケーションツールとも連携し、会話ログからタスク登録も行えるようにします。

 

進め方

現状分析と課題整理

部門ごとの情報共有方法・課題・更新頻度をヒアリング。アクセスログを分析し、改善ポイントを可視化します。

 

情報設計・プロトタイプ制作

全体構造・導線設計・検索仕様を策定し、クリック可能な試作画面で動線を検証します。

 

開発・データ移行・権限設定

既存資料を自動／手動で移行し、アクセス権限・承認ルール・タグ付与を設定します。

 

教育・ローンチサポート

各部門向けに利用説明会を開催し、FAQと動画マニュアルを提供。初期トラブルを解決しながら運用を定着化します。

 

よくあるご質問

Q1. 社内の情報量が膨大ですが、移行はどう進めるのですか？

情報を「重要性×使用頻度」で4象限分類し、まずは重要で利用頻度の高いものから移行します。古い文書は自動でアーカイブ化し、不要データを削除。命名規則と更新責任者を明確にしたうえで、段階的に“整理→移行→定着”を行う設計にしています。

 

Q2. 社員が使わなくなるのではと不安です。定着させる工夫はありますか？

初期段階から現場担当者の意見を反映し、“毎日使いたくなるUIと導線”を設計しています。

 

Q3. セキュリティや承認履歴など、ガバナンス面も対応できますか？

はい。アクセス権限のロール設計、ダウンロード制御、操作ログの自動保存、承認履歴の可視化などを標準装備。監査対応のためのエクスポート機能も備えており、法令遵守や内部統制の強化にも対応しています。