時間を奪う“調整業務”をゼロに。すべての会議を確実に、スムーズに。

商談、採用面接、社内会議、外部打合せ――ビジネスにおいて「日程調整」は最も時間を浪費しやすい業務の一つです。「全員の予定が合わない」「調整メールが何往復も続く」「Zoomリンクを作り忘れた」など、ほんの小さなミスが会議全体の進行を遅らせ、機会損失につながることもあります。

ProdX Crowdでは、企業の予定管理ルール・使用ツール（Googleカレンダー、Outlook、Zoom等）を共有し、会議設定から招集・リマインド・資料共有までを一貫して代行。スピーディで正確な対応により、経営層・社員双方が「調整ストレスのない」環境で業務に集中できるよう支援します。

 

ProdX Crowdの特徴

① 関係者全員のスケジュールを正確に把握

関係者の予定や参加条件を一覧化し、最短で全員が集まれる時間を提示します。参加必須メンバーと任意参加メンバーを明確に区分し、確認漏れやダブルブッキングを防ぎます。複数候補日をまとめて提示するため、最短1往復で日程確定が可能です。

 

② Zoom・Teams・Google Meetなど主要ツールに対応

各種オンライン会議ツールのアカウント設定、URL発行、参加者への招集メール送信までを代行します。会議URL・パスコード・議題概要を明記した招集案内を作成し、社内外の関係者が迷わず参加できる環境を整備します。

 

③ 会議前後のリマインドとフォロー体制

開催前にはリマインドメールを自動送信し、当日欠席や遅延を防止。終了後は議事録作成チームとの連携や次回調整案の提示も行い、会議後のフォローまでスムーズに進行します。

 

内容（支援範囲）

日程調整・スケジュール管理

関係者のカレンダー情報をもとに、候補日時の整理・候補共有・確定連絡を行います。社内・外部・複数拠点間など、あらゆる調整パターンに対応します。

 

オンライン会議設定（Zoom・Teams・Meet対応）

オンライン会議URLの作成、パスコード設定、会議名登録、出席者への案内送信を行います。会議タイトル、日時、議題、参加方法など、すぐに使える形で案内文を整備します。

 

カレンダー登録・招集通知

GoogleカレンダーやOutlookなどのスケジュールツールに会議情報を登録し、出席者に自動通知を送信します。重複確認や時間帯調整も含めて実施します。

 

リマインド・再調整対応

開催前日・当日の自動リマインドを送信し、出席確認を行います。急な予定変更にも柔軟に対応し、再設定までを迅速に実施します。

 

会議フォロー・関連資料送付

議事録担当者との連携、次回日程の仮押さえ、関連資料の共有・送付など、会議の前後プロセスまで一貫して支援します。

 

進め方

① 初回ヒアリングとルール設定

企業のスケジュール管理方法、使用ツール、権限範囲を確認します。参加必須者の定義、優先順位、会議開催頻度などを整理し、運用ルールを確定します。

 

② 権限設定・テンプレート準備

利用ツールへのアクセス設定を行い、日程調整メールや招集文のテンプレートを整備します。社内承認フローに沿った通知形式を確立します。

 

③ 調整・設定代行の開始

会議依頼や日程調整依頼を受け次第、候補案の提示・確定・Zoom設定・カレンダー登録を一括で対応します。

 

④ 運用レポート・改善提案

毎月の対応件数や再調整率などを報告し、効率化のための運用改善を提案します。

 

よくあるご質問

Q1. 社内外を含む複数の関係者を同時に調整してもらうことは可能ですか？

はい。社内メンバー・顧客・取引先など複数の関係者を対象にした日程調整も対応可能です。優先順位に沿って候補を提示します。

 

Q2. 社内システム（Googleカレンダー・Outlookなど）を利用した設定もできますか？

はい。貴社のシステム環境に合わせて設定・招集を行います。アクセス権限は安全な共有設定で管理します。

 

Q3. オンライン会議以外（来社・出張・現地訪問）の調整にも対応していますか？

はい。現地会議・来訪スケジュールの調整や会場案内の作成も代行可能です。交通手段や会場情報の記載も行います。