お客様対応を止めない。正確で丁寧なメール返信を代行し、信頼を守る。

問い合わせメールへの返信は、企業の印象を左右する重要な業務です。しかし、問い合わせが集中する時期や少人数体制の企業では、対応が遅れたり、返信内容にばらつきが出たりすることも少なくありません。対応漏れが一度でも発生すれば、顧客満足度の低下やクレームの発生につながることもあります。

ProdX Crowdでは、企業のブランドトーンや返信ルールを共有したうえで、お客様からのメールへの一次対応・テンプレート返信・確認依頼・エスカレーションを一貫して代行します。迅速で丁寧な対応により、企業の信頼性を損なうことなく、安定したコミュニケーション体制を維持します。

 

ProdX Crowdの特徴

① 企業ごとの対応ルールを反映した「専属オペレーション体制」

業種・業態ごとに異なる問い合わせ内容や対応基準を踏まえ、貴社専属のオペレーターが対応します。事前に定めた返信テンプレート・承認フロー・優先度ルールをもとに、誤送信や誤回答を防止しながら、迅速な返信を実現します。

 

② ブランドトーンを維持した返信品質

お客様に届くメールは、企業の“声”そのものです。ProdX Crowdでは、企業のブランドトーンや文体、語調を反映し、統一感のある返信文面を作成。どの担当者が対応しても同じ品質を保ち、顧客から見た印象を一貫させます。

 

③ 問い合わせの可視化と対応効率化

全ての対応履歴を共有台帳に記録し、進行中・完了・保留のステータスを可視化。担当者間の情報連携ミスを防ぎ、返信漏れや二重対応を根本からなくします。また、問い合わせ内容の傾向を分析し、改善すべき業務プロセスやFAQ更新提案も行います。

 

内容（支援範囲）

一次返信対応

よくある問い合わせや一般的な確認依頼に対して、あらかじめ共有されたテンプレートをもとに一次返信を行います。緊急度・重要度に応じて分類し、対応が必要な案件は社内担当者へ引き継ぎます。

 

返信文面の作成・テンプレート整備

お客様の問い合わせ内容に応じて、自然で分かりやすい返信文面を作成します。状況に応じたテンプレートを複数用意し、業務効率と品質を両立します。

 

エスカレーション・社内連携

技術的・専門的な内容や判断を要する問い合わせについては、適切な担当部署へ引き継ぎを行います。引き継ぎ内容には、やり取り履歴・返信期限・要点が明確に記載されるため、対応がスムーズに進みます。

 

問い合わせデータの管理とレポート化

対応履歴・件数・対応時間・未返信状況などを可視化し、月次でレポートを作成します。これにより、対応品質の維持と問い合わせ傾向の把握が可能になります。

 

営業時間外・休日対応オプション

営業時間外や休日の問い合わせ受付・一次返信にも対応可能です。営業時間内に対応が必要なメールは、翌営業日の担当者へ確実に引き継ぎます。

 

進め方

① 初回ヒアリングと運用設計

まず、どのような問い合わせが多いか、どの部門が対応すべきかをヒアリングします。業種や顧客層に応じて返信ルール・テンプレート・対応優先順位を設計します。

 

② マニュアル作成とトレーニング

実際のメール事例をもとに、対応マニュアルを整備。担当オペレーターが貴社の表現トーンや承認フローを理解したうえで稼働を開始します。

 

③ 対応開始・運用レポート

稼働開始後は、対応履歴や対応時間を記録し、定期的に報告します。必要に応じてテンプレートの修正や運用ルールの改善を行い、運用品質を高めます。

 

よくあるご質問

Q1. 顧客ごとに文体や返信内容を変えてもらうことはできますか？

はい。貴社のブランドトーンや文体を反映した返信マニュアルを作成し、顧客属性や問い合わせ内容に応じて使い分けます。

 

Q2. 社内システムや専用メールアドレスを利用して対応してもらうことは可能ですか？

はい。貴社の既存メール環境（Gmail、Outlook、Zendeskなど）を利用して対応できます。アクセス権限管理も厳重に行います。

 

Q3. 営業時間外の問い合わせにも対応可能ですか？

はい。オプションとして、営業時間外・休日の一次返信にも対応しています。翌営業日対応への引き継ぎも確実に行います。